приёмы для эффективных встреч

Эти приёмы помогаю мне проводить встречи и обсуждения эффективнее

Я помню, как вёл свои первые планерки, и они были адом. Мы могли три часа обсуждать что-то, скакать с темы на тему и не прийти ни к какому решению. В итоге все выходили изнурённые и демотивированные.

Со временем мои навыки улучшились, и я стал проводить встречи:

— Быстрее. То, что занимало несколько часов, теперь спокойно укладывалось в 30 минут;

— Результативнее. После встречи было понимание, что мы делаем дальше и какие вопросы решены;

— Объёмнее. Я мог спокойно вести встречу на 50 человек, не ввергая её в хаос. Например, во Вкусвилле мы собирались такой большой группой, чтобы обсудить новогоднюю упаковку или какую-нибудь кросс-категорийную линейку.

Для этого я выработал, а где-то и украл, несколько приёмов:

1. Поставить цель. Если её нет, то встреча превращается в болтовню по душам или хаотичное скакание по темам. Чтобы её поставить, помогают вопросы: с чем мы хотим уйти со встречи? Что важного нам нужно решить? Обычно я записываю её на виртуальной или настоящей доске, чтобы все помнили. Целей может быть несколько, а иногда новые появляются в процессе — здесь важно приостановить встречу и обсудить, что для нас действительно важно. Это нормально переключиться с одной цели на другую, главное зафиксировать все наработки по предыдущей.

2. Определить время на встречу и придерживаться его. Не уложились в 30 минут — значит, обсудим остальное в следующий раз. Если чувствую что необходимо ещё 5 минут, чтобы договорить — то договариваюсь со всеми и слежу, чтобы они не превратились в час. Если заканчивать встречу вовремя, то для людей она проходит предсказуемее и появляется больше доверия. Контролить время помогает таймер на телефоне. Например, встреча длиться час, я завожу его на 55 минут, чтобы оставить 5 минут на подведение итогов.

3. Зафиксировать договорённости. После встречи отправить всем резюме и то, до чего мы договорились. Формулировки должны быть простыми, понятными и содержать глагол. Например, «позвонить пяти клиентам и задать им вопросы из списка Х», а не абстрактное «провести исследование клиентской базы».

4. Контролировать хаос. Если заглянуть в свои мысли, то можно заметить, как они ловко скачут с темы на тему: закрыл ли входную дверь, какие данные нужны мне по проекту, что приготовить на ужин и т. д. На встрече с людьми происходит то же самое, бывает, что кто-то может вставить вопрос не по теме и увлечь беседу в другом направлении. Здесь я останавливаю дискуссию вопросом: а приближает ли нас это к цели? Действительно ли важно обсуждать это сейчас? Если нет, то прошу записать вопрос, и, если будет время, вернуться к нему в конце.

А что помогает вам проводить встречи? Или были ли какие-то ситуации, где встреча прошла легко и хорошо — как думаете, что помогло?